Der Check-In ist eines der Herzstücke unseres Buchungssystems. An dieser Stelle und zum Zeitpunkt der Buchung trifft der Buchende auf den Anbieter. Je unkomplizierter und reibungsloser das Scannen, Validieren und Einchecken abläuft, umso höher ist die Kundenzufriedenheit. In diesem Beitrag stellen wir dir Tipps und Tricks vor, die Deine Check-In-Skills verbessern. Außerdem: Welche letzten Updates tragen zu einem reibungsloserem Ablauf bei?
Fangen wir ganz zu Beginn an. Bereits in deinen Buchungseinstellungen gibt es eine Funktion, die den Ansturm der Besucher regulieren kann - und somit auch den Check-In entlastet. Diese Funktion nennt sich:
Erlaubte Buchungen pro Startzeit (NEU)
Die Funktion "Erlaubte Buchungen pro Startzeit" findest Du unter Ressource > Einstellungen > Verfügbarkeit. Dort kannst Du limitieren, wie viele neue Buchungen für die gleiche Startzeit getätigt werden können. Dieses Limit ist komplett unabhängig von deiner Kapazität und bewirkt bloß eine Staffelung des Einlasses. Wichtig: Die Funktion ist sinnvoll, wenn Du mit flexibler Dauer (Serviceeinstellungen) arbeitest.
Beispiel: Ein Schwimmbad hat zurzeit eine Kapazität von 350 Besuchern pro Tag und möchte ihnen das Buchen von flexiblen Schwimmzeiten anbieten. Es sollen aber keine 350 Menschen gleichzeitig am anstehen. Um Ansturm zu vermeiden und den Einlass zu erleichtern, legt das Schwimmbad die Erlaubten Buchungen pro Startzeit mit 100 fest und kann entspannt in den Tag starten. Gleiches Prinzip gilt zum Beispiel auch bei Universitäten und den Ansturm auf ihre Bibliotheken.
Erlaubter Check-In vor / nach Buchungsbeginn
Eine weitere Funktion, die den Check-In reguliert, ist die des Check-In Zeitraums: Ressource > Check-In > Check-In Zeitraum > Erlaubter Check-In vor bzw. nach Buchungsbeginn. Damit legst Du fest, in welchem Zeitraum die Besucher erscheinen sollen.
Hinweis: Das automatische Verfallen von Buchungen ist vom Check-In Zeitraum unabhängig. Hierzu kannst du eine separate Verfallsdauer angeben.
Nun schauen wir uns konkret die Tätigkeit des Eincheckens an. An welchen Stellen und auf welche Weise kann man in anny einen Check-In vornehmen?
Check-In Bereich per Handscanner oder Kamera
Generell bietet sich für den Check-In der dafür vorgesehene Bereich in anny an. Dort kannst Du die QR-Code-Tickets per Handscanner oder Kamera einscannen, die groben Buchungsdetails nachvollziehen und die Person einchecken.
Wie checke ich jemanden ohne Ticket ein?
Alternativ kannst Du im Check-In Bereich die Suche (kleine Lupe oben rechts) nutzen und die Buchung der Person auch ohne QR-Code-Ticket suchen und einchecken.
Dritte Variante: Manuell über die Buchungsdetails
Auch in den Buchungsdetails gibt es die Option, einen Check-In vorzunehmen. Diese Variante bietet sich an, wenn die Buchung zuvor manuell geändert werden musste oder vor Ort frisch angelegt wurde.
Du hast mehrere Ressourcen und verschiedene Eingänge?
In diesem Fall wird dir folgende Funktion weiterhelfen: Über die Scan Einstellungen (Check-In Bereich > Zahnrad > Erlaubte Ressourcen) kannst Du festlegen, welche Ressourcen Du mit deinem Scanner zurzeit einchecken darfst und möchtest. Das kann auf eine Ressource limitiert oder auch mehrere sein.
Beispiel: Dein Schwimmbad hat auch noch einen Saunabereich. Zu diesem haben aber nicht alle Besucher Zugang, sondern nur die mit zusätzlichem Saunaticket. Am Eingang zum Saunabereich stellst Du deine Scan Einstellungen so ein, dass Du dort nur Saunatickets validierst.
Mehrfach Check-In (NEU)
Angenommen, deine Besucher dürfen Dein Schwimmbad während ihrer gebuchten Schwimmzeit verlassen und wieder betreten. Damit ein erneuter Check-In der Tickets möglich wird, erlaube den Mehrfach Check-In (Ressource > Check-In > Mehrfach Check-In erlauben).
Wichtig: Für einen zweiten Check-In ist es nötig, beim Verlassen des Geländes einen Check-Out vorzunehmen! Ansonsten wird beim Wiedereintreten gemeldet, dass das Ticket bereits eingecheckt und genutzt ist.
Kapazität nach Check-Out wieder freigeben
Deine Besucher hatten eine tolle Zeit, aber haben ihre gebuchten 5 Stunden nicht vollständig genutzt? Erlaube, dass die ungenutzte Kapazität nach Check-Out wieder freigegeben wird. Damit wird mit dem Check-Out die Endzeit der Buchung aktualisiert und anderen Besuchern die Buchung in diesem Zeitfenster wieder ermöglicht.
Hinweis: Auch diese Funktion ist nur sinnvoll, wenn man mit flexiblen Zeitslots arbeitet und nicht mit fixen Zeitblöcken.
