Eine Universitätsbibliothek in Bayern nutzt die Stunde der Digitalisierung! Mit 'anny' hat sie eine Buchungsmanagementlösung eingeführt, die nicht nur das Öffnen der Räumlichkeiten während der Pandemie möglich macht, sondern auch langfristige Verbesserungen bedeutet. Kaum eine andere Universitätsbibliothek macht sich digitale Infos über Auslastungen und Kapazitäten so zu Nutze wie die der Universität Passau.
Anfang 2020 – die Welt stellt sich auf den Kopf und der verschobene Semesterstart kündigt nur vage an, was die darauffolgenden Monate für das Leben an der Hochschule mit sich bringen. Die Universitätsbibliothek der Uni Passau ist einer der Dreh- und Angelpunkte des Hochschuluniversums. Die Pandemie zwingt auch die Bibliothek zu neuen Regularien und dazu, mit ihrer „offenen Kultur“ zu brechen.
„Als Universitätsbibliothek ist unser Auftrag und unser Selbstverständnis, Wissen und Information öffentlich bereitzustellen. Dazu gehört nicht nur der freie Zugang zu Büchern und Medien, sondern auch die möglichst umstandslose Nutzung unserer fünf Lesesäle als Lernraum.“ - Dr. Steffen Wawra, Leitender Bibliotheksdirektor
Mit der Corona-Pandemie wird die Bibliothek vor neue Herausforderungen gestellt, denn in Prüfungsphasen suchen rund 1.300 Studierende zeitgleich die Lesesäle auf. Diese Besucherströme galt es zu verringern und zeitlich wie räumlich zu kanalisieren, erklärt Michael Lemke (Benutzungsleitung). Die Universitätsbibliothek Passau erkannte in der Not die Chancen der Digitalisierung und strebte eine stabile, gesetzeskonforme und intuitive digitale Buchungslösung an.
Um die Umsetzung zu beschleunigen und die hauseigenen Rechenzentren zu entlasten, wurde nach einer externen Lösung gesucht ˗ Outsourcing als optimale Kosten-Nutzen-Balance. Der Grundstein für die Partnerschaft zwischen der Universitätsbibliothek Passau und der Buchungsmanagementlösung anny war gelegt.
Agile Plattformentwicklung durch Praxistests
Neben grundlegenden Funktionen waren die Anforderungen an das Buchungssystem eine DSGVO-konforme Datenerhebung und -löschung sowie eine sichere Authentifizierung. Erstmals werden Handscanner für das Prüfen und Einchecken der Tickets verwendet. Anfängliche Schwierigkeiten konnten dank der Praxistests in Passau effizient verbessert werden. Durch eine agile Plattformentwicklung entstand eine Win-Win-Situation zwischen beiden Partnern.
Schnelle Reaktion auf Änderungen im Infektionsgeschehen
Zwischenzeitlich waren alle fünf Lesesäle der Bibliothek online gelistet. In jenen Wochen, in denen die Bibliothek unter Auflagen geöffnet hatte, zählte sie pro Tag etwa 600 gebuchte Plätze. In den ersten zwei Monaten gingen über 15.000 Buchungen ein, was die große Akzeptanz unter Studierenden und Kolleginnen und Kollegen erkennen lässt.
„Vor allem wird die Möglichkeit zur individuellen Platzauswahl von den Studierenden sehr gut angenommen. Wir als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten uns keinem System anpassen, im Gegenteil, wir konnten das System nach unseren Bedürfnissen formen. Die Bedienung empfand ich persönlich als intuitiv und einfach.“ - Bettina Himpsl, Benutzung
Moment? „Waren“ gelistet? Genau genommen sind sie es noch immer, doch die Bibliothek kann auf Änderungen im Infektionsgeschehen ganz schnell reagieren und stellt zurzeit nur die „Ausleihe und Rückgabe“ auf ihrer anny-Seite live. In Hinblick auf künftige Öffnungsszenarien wird jedoch wieder ein gut erprobtes System notwendig sein, da insbesondere in Prüfungsphasen mit einer nochmals erhöhten Auslastung zu rechnen ist.
Gemeinsame Entwicklung statt reine Auftragsarbeit
Das übereinstimmende Verständnis, optimale Lösungen nur mit beidseitigem Input zu erreichen, macht die Partnerschaft auch für anny sehr wertvoll. Nicht zuletzt wurde der erste Gedanke zum anny- Dashboard und der Anonymisierung von Daten während eines Brainstorming-Meetings zwischen der Bibliothek und anny gesät.
Zur Zusammenarbeit mit uns sagt Dr. Thomas Nachreiner (Projektkoordinator):
„Schnell und unkompliziert gesagt: Sehr unkompliziert und schnell. Außerdem auch: kreativ. Bei so umfassenden Projekten, mit einer Vielzahl an neuen Prozessen und unter Zeitdruck kommt es zu Hindernissen und man entdeckt immer wieder neue Anforderungen, die man so nicht antizipieren konnte – beispielsweise, dass die verwendeten QR-Scanner mit unserer Virtualisierungsumgebung kollidieren oder wie erfindungsreich unsere Nutzerinnen und Nutzer die Email-Validierung austricksen würden. Bei diesen und allen anderen Fragen war das anny-Team stets erreichbar und hat sich schnell um maßgeschneiderte Lösungen bemüht.“
Geht die Welle der Digitalisierung weiter oder ebbt sie ab?
Nun könnte man meinen, dass all dies ja nur während einer Pandemie relevant ist. Wird die "Ursprungskultur" nicht nach Corona wieder hergestellt? Wir von anny und auch die Universitätsbibliothek Passau meinen: Wer glaubt, dass die Digitalisierung in Zukunft einen Stopp oder gar einen Reset erleben wird, irrt sich.
Die Erfahrungen haben gezeigt, dass mit der aktiven Nutzung auch Szenarien aufgekommen sind, an die man zuvor nicht gedacht hat, und die Abläufe in der Bibliothek durchaus mit einem digitalen Buchungssystem wie anny verbessert werden können.
In Passau kann man sich daher vorstellen, die Buchung von Lernplatzkontingenten oder Gruppenarbeitsräumen auch nach den Pandemie-Einschränkungen weiterhin anzubieten: Schließlich habe sich gezeigt, dass ein flexibles, nutzerfreundliches Buchungssystem der offenen Bibliothekskultur nicht schadet und die Nutzerinnen und Nutzer es bei ihren Lernaufenthalten teils gar als Komfortgewinn schätzten.
