Das Zeitalter der Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt entscheidend zum Positiven. Ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten ist heute in vielen Berufen dank des mobilen Internets, moderner Konferenztechnologien und neuer technologischer Entwicklungen ohne weiteres möglich. Hybrid Work zwischen Office und Homeoffice ist für viele bereits Alltag. Um den Begriff „Coworking” oder „Coworking Space” kommt man bei der Auseinandersetzung mit dem Thema New Work nicht herum. Doch was ist das eigentlich genau und für wen ist diese Art der Arbeitsplatzgestaltung sinnvoll?
In diesem Blogbeitrag werden wir Coworking definieren, diskutieren für wen es geeignet ist, und beschreiben, wie sich die Bewegung im Laufe der Zeit entwickelt hat. Außerdem erfährst du, für wen Coworking in Frage kommt und wie hoch die typischen Kosten sind.
Was versteht man unter Coworking?
Coworking lässt sich frei als „zusammenarbeiten” übersetzen. Die ersten Büros dieser Art entstanden Anfang der 00er Jahre im Silicon Valley und beschreiben einen zeitlich flexiblen Arbeitsplatz, den sich mehrere Personen teilen. Doch anders als in einem Business Center ist Coworking auch ein sozialer Treffpunkt. Große Büroräume, ganze Etagen oder ehemalige Fabrikhallen werden zum Treffpunkt für Mitarbeitende, nicht nur eines einzelnen Unternehmens, sondern völlig unterschiedlicher Personen, die alle auf der Suche nach einem Arbeitsplatz außerhalb der eigenen vier Wände oder dem Unternehmensoffice sind.
Das Coworking nur über die Arbeitsweise zu beschreiben wäre jedoch zu einseitig.
Eine weitere Besonderheit an diesem Modell sind die kürzeren Mietverträge und der All-Inklusiv oder Full-Service-Charakter für die Mietenden. So erwartet die Mietenden in den Spaces nicht nur ein vollausgestatteter Arbeitsplatz, sondern auch Annehmlichkeiten wie Kaffee- oder Wasser-Flatrates. Darüber hinaus ist es üblich, dass eine vollbeschäftigte Community-Management Kraft den Coworking Spaces Besuchenden zur Verfügung steht. Das ermöglicht den Coworkern sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Dennoch sind Coworking Spaces so individuell wie ihre Nutzenden. Als Organisator:in lohnt es sich daher Vergleiche anzustellen, welche Community man ansprechen will, um den passenden Space mit den passenden Services anbieten zu können. So gibt es zum Beispiel Coworking Spaces, die sich auf die Bedürfnisse von Eltern spezialisiert haben oder sich besonders auf kreative Berufe angepasst haben. Spezielle Coworking Spaces für Start-ups sind als Incubators bekannt. Sie bieten Unterstützung von Start-ups und Gründer:innen in Form von Mentoring, speziellen Networking-Events und weitere Unterstützung in der Frühphase an.
Weiterhin sind Coworking Spaces gerade im ländlichen Bereich zu einem Instrument der nachhaltigen Entwicklung der Region geworden. Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur Verhinderung von Landflucht, Urbanisierung und Abwanderung, indem sie die Probleme des Leerstandsmanagements und der Innenentwicklung mit moderner Architektur und nachhaltiger Bauweise verbinden. Welches Potential zum Beispiel auch eine profanierte Kirche hat, zeigt das DigitalHUB Aachen.
Für wen eignen sich Coworking Spaces?
Coworking Spaces sind für Menschen jeden Alters geeignet, unabhängig von ihrer beruflichen Laufbahn oder ihrem Erfahrungshintergrund. Die Vielfalt an Branchen in Coworking Spaces, wie Marketing, Design, IT, Programmierung, Text und PR, schafft eine dynamische Umgebung, in der unterschiedliche Perspektiven aufeinandertreffen und voneinander lernen können. Deswegen lässt sich keine klare Zielgruppe von Coworking Spaces bestimmen.
Anzutreffen sind neben Freiberufler:innen, kleineren Startups, Digitalen Nomaden, Selbstständigen, Berater:innen und Gründer:innen auch immer mehr Angestellte von etablierten Unternehmen, die den Coworking Space als Arbeitsort für bestimmte Projekte nutzen. Das Team kann sich so intensiv mit neuen und kreativen Ansätzen auseinandersetzen, sowie vom Austausch im Space profitieren.
Was sind die Vorteile von Coworkings?
Coworking bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die es zu einer attraktiven Option für Arbeitsplatzsuchende machen. Eine der größten Benefits ist die zeitliche Flexibilität der Arbeitsplätze und Besprechungsräume. Anders als bei herkömmlichen Büros gibt es keine langen Kündigungsfristen oder feste Mietverträge für Coworking Spaces. Dies ermöglicht es den Besucher:innen, die Räumlichkeiten je nach Bedarf zu nutzen, sei es stunden-, tage-, wochen- oder monatsweise.
Besonders für Freiberufler:innen bietet Coworking den Vorteil einer festen Geschäftsadresse. Dies verleiht ihnen ein professionelles Image und erhöht ihre Glaubwürdigkeit gegenüber potenziellen Kund:innen. Darüber hinaus nutzen vor allem Start-ups Coworking Spaces aufgrund der Kosteneffizienz. Anstatt teure Mietverträge für eigene Büros abzuschließen, können sie flexible Arbeitsplätze nutzen und so ihre Ausgaben minimieren.
Ein weiterer Vorteil von Coworking ist die Möglichkeit zur flexiblen Anpassung der Teamgröße. Start-ups und Unternehmen können ihre Teams je nach Bedarf vergrößern oder verkleinern, ohne sich langfristig an bestimmte Räumlichkeiten binden zu müssen. Dies ermöglicht eine agile und kosteneffiziente Unternehmensentwicklung.
Weiterhin ermöglicht die Nutzung von Coworking Spaces eine ökonomische Verwendung von Ressourcen. Die Infrastruktur zum Arbeiten, wie Möbel, Drucker, Internetverbindung und Gemeinschaftsbereiche, ist bereits vorhanden und muss nicht individuell bereitgestellt werden. Dadurch entfallen hohe Anfangsinvestitionen und laufende Kosten für die Wartung und Instandhaltung von Büroausstattung. Aber auch für Pendler:innen kann der Coworking Space zur Nachhaltigkeit beitragen. Gerade in ländlicheren Gebieten können sie sich die Anreise zum Unternehmensoffice sparen und dennoch eine Trennung zwischen Home Office und Arbeitsstätte erreichen.
Wer sich jetzt jedoch fragt, ob man im Coworking Space auf Privatsphäre verzichten muss, dem sei Entwarnung gegeben. Immer mehr Coworking Spaces bieten inzwischen auch private Büros an.
Networking im Coworking Space
Neben der Infrastruktur bietet ein Coworking Space die Möglichkeit, für Wissensaustausch und Zusammenarbeit innerhalb der Community. Dadurch können Coworker ihr Netzwerk erweitern und stärken. Außerdem bieten Events im Space wie Networking Veranstaltungen, Workshops oder Get-Togethers die Chance sich mit Fachleuten aller vertretenen Brachen auszutauschen und somit nicht nur das eigene Wissen zu erweitern, sondern auch potenzielle Kooperationspartner:innen zu finden. Networking im Coworking Space kann dementsprechend zu neuen Geschäftsmöglichkeiten und Aufträgen führen.
Darüber hinaus stärken die gemeinsam genutzten Flächen in Coworking Spaces das Gemeinschaftsgefühl. Die Möglichkeit, sich mit Gleichgesinnten auszutauschen und gemeinsam zu arbeiten, fördert den Zusammenhalt und bietet eine unterstützende Umgebung für die persönliche und berufliche Entwicklung. Dieser diverse Austausch von verschiedenen Perspektiven und Fachkenntnissen kann bei Problemlösungen oder der Ideenfindung essentiell sein. Insgesamt bietet Coworking eine flexible, kostengünstige und vernetzte Arbeitsumgebung, die den Anforderungen verschiedener Arbeitskräfte gerecht wird.
Zur Unterstützung und Vernetzung der Coworking-Branche in Deutschland gibt es den Bundesverband Coworking Spaces Deutschland (BVCS). Der BVCS hat die Mission, Coworking Spaces, Unternehmen, Unternehmer sowie Kommunen, öffentliche Träger und die Wissenschaft miteinander zu vernetzen. Der Verband bietet Beratungs- und Fortbildungsprogramme an, die speziell auf die Bedürfnisse der Coworking-Branche zugeschnitten sind. In Kooperation mit erfahrenen Coworking Space-Betreibern und Unternehmen veranstaltet der BVCS verschiedene Events, um Wissen zu vermitteln und die Entwicklung der Branche voranzutreiben.
Was kostet das Betreiben eines Coworking Space?
Die Kosten für den Betrieb eines Coworking Spaces können je nach Standort, Größe, Ausstattung und den angebotenen Dienstleistungen variieren. Hier sind einige Fixkosten, die beim Betreiben eines Coworking Spaces anfallen können:
- Miete: Die Mietkosten sind in der Regel einer der größten Posten. Sie hängen von der Größe des Spaces, der Lage und der Nachfrage in der Region ab. Diese können allerdings auch von dauerhaften Mietenden gemindert werden. Das Technologiezentrum Aachen nutzt diesen Multi-Tenant Ansatz, um das gesamte Potential aus den mehreren tausend Quadratmetern Coworking auszuschöpfen.
- Betriebskosten: Hierzu zählen Strom, Wasser, Beheizung, Klimatisierung, Reinigung und Wartung. Diese Kosten sind abhängig von der Größe des Spaces und der Anzahl der Mietenden.
- Möbel und Ausstattung: Ein Coworking Space erfordert Schreibtische, Stühle, Besprechungs- und Konferenzräume, Küchenausstattung, WLAN-Infrastruktur, Drucker, Scanner und andere Bürogeräte. Die Kosten hierfür können je nach Qualität, Einrichtungsstil und Anzahl der benötigten Einrichtungsgegenstände variieren.
- Instandhaltung und Reparaturen: Es können Kosten für Reparaturen an Möbeln, Geräten und der Infrastruktur des Spaces anfallen. Regelmäßige Wartungsarbeiten sollten ebenfalls einkalkuliert werden.
- Personal: Wenn du Mitarbeitende beschäftigst, musst du ihre Gehälter und Sozialabgaben berücksichtigen. Dazu gehören Empfangspersonal, Reinigungskräfte, Techniker:innen und eventuell ein Community Manager:innen.
- Marketing und Werbung: Um den Coworking Space zu bewerben und neue Mitglieder anzuziehen, können Ausgaben für Marketing- und Werbemaßnahmen wie Online-Werbung, Printmaterialien und Events anfallen.
- Versicherungen: Um das Risiko abzudecken, sind Versicherungen wie Haftpflichtversicherung und Inhaltsversicherung wichtig. Die Kosten variieren je nach Standort und Versicherungspolitik.
- Gemeinschaftsleistungen: Um einen Mehrwert für die Mietenden zu bieten, können zusätzliche Dienstleistungen wie Kaffee und Tee, Snacks, Veranstaltungen oder Workshops angeboten werden. Die Kosten für solche Gemeinschaftsleistungen können variieren, je nachdem wie umfangreich sie sind.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Kosten stark von den individuellen Umständen abhängen und dass diese Liste nicht abschließend ist. Bevor du einen Coworking Space eröffnest, solltest du eine detaillierte Kostenkalkulation durchführen und die spezifischen Anforderungen für deinen Standort und dein Geschäftsmodell berücksichtigen.
Grundsätzlich zahlt der Besuchende im Coworking Space in der Stadt mehr als auf dem Land oder im Vorort. Ein Coworking Platz in München ist durchschnittlich dennoch teurer als der in Köln - dabei kommt es auch darauf an, ob man Fix oder Flex Desks anbietet.
Fix Desk vs. Flex Desk
An welchem Platz der Coworker im Space sitzt, hängt unter anderem davon ab, ob ein Fix Desk oder einen Flex Desk gebucht wurde. Bei der Buchung eines Fix Desks steht dem Coworker ein eigener Schreibtisch zur Verfügung, der meist mit einem abschließbaren Container ausgestattet ist. Andernfalls stehen Schränke zur Verfügung, die anteilig genutzt werden können. Anders als beim Flex Desk ist der Fix Desk einer einzigen Person zugewiesen und wird dementsprechend für die Person freigehalten. Diese Fix Desks sind oft in ihrem eigenen oder einem ruhigeren Raum untergebracht. Die Mietenden eines Fix Desks sind nicht mehr an die Öffnungszeiten des Space gebunden und kann frei entscheiden, wann man dort arbeiten möchten. Dementsprechend ist es empfehlenswert, dass ein Coworking Space, der diese Mietoption bietet, auch über Schließsysteme nachdenkt. Digitale Schließsysteme vereinfachen die Zugangskontrolle, führen zu einer maßgeblichen Zeiteinsparung und sorgen für reibungslosen Ablauf in deinem Space. Die ausgewählte, digitale Zutrittslösung sollte dabei den spezifischen Anforderungen deines Coworking Spaces entsprechen. Fix Desks sind teurer als Flex Desks und daher oft mit einem Abonnement verknüpft.
Bei der Buchung eines Flex Desks hat der Besuchende keinen Anspruch auf einen bestimmten Schreibtisch. Die zur Verfügung stehenden Desks werden unter den Coworkern frei aufgeteilt. Dadurch ändert sich die Sitzkonstellation jeden Tag, was eine gute Grundlage zum Netzwerken innerhalb des Space bietet. Bei der flexiblen Variante kann es allerdings dazu kommen, dass bereits alle Schreibtische für den aktuellen Tag vergeben sind und auf einen anderen Arbeitsort ausgewichen werden muss. Nutzt der Coworking Space eine Buchungssoftware wie anny hat man die Möglichkeit bereits vor Antritt der Anreise zu schauen, ob genügend freie Schreibtische verfügbar sind oder sich im besten Fall direkt im Voraus für die gesamte Woche digital einbucht.
Mietkonzepte eines Coworking Spaces
Coworking Spaces bieten eine Vielzahl von Mietkonzepten an, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Nutzenden gerecht zu werden. Eines der beliebtesten Konzepte ist die flexible Mitgliedschaft oder das „Pay-as-you-go"-Modell. Hier können Nutzende ihre Arbeitsplätze oder Meetingräume auf Stunden-, Tages- oder Monatsbasis mieten und zahlen nur für die tatsächlich genutzte Zeit.
Ein weiteres verbreitetes Mietkonzept ist die feste Mitgliedschaft. Bei dieser Option können Besuchende einen festen Arbeitsplatz in einem Coworking Space mieten. Sie haben ihren eigenen Schreibtisch und können diesen personalisieren. Dieses Konzept eignet sich besonders gut für Personen, die regelmäßig einen Arbeitsplatz benötigen und Wert auf Kontinuität und Stabilität legen.
Tatsächlich kann ein Coworking Space auch eine finanzielle Einsparung insbesondere für Freelancer und Startups bedeuten, denn bis zu einer gewissen Anzahl an Mitarbeitenden, ist ein Space günstiger als ein eigenes Büro. Wenn die Zahl der Mitarbeitenden steigt, lohnt es sich finanziell ein eigenes Büro zu beziehen, jedoch büßt man dann die Betreuung und Instandhaltung des Arbeitsplatzes, sowie die Networkmöglichkeit, ein. Auch die Flexibilität in der Arbeitsgestaltung kann dadurch eingeschränkt werden.
Um jedoch ein nachhaltiges Coworking Space aufzubauen, solltest du dir eine klare Kostenstruktur überlegen und einen gewissenhaften Business Plan entwerfen, an dem du dich jederzeit orientieren kannst.
Wie eröffne ich einen Coworking Space?
Der Wunsch nach flexiblen Arbeitsweisen und -orten wächst stetig. Daher bietet die Eröffnung eines Coworking Spaces die Möglichkeit, die wachsende Nachfrage nach flexiblen Arbeitsplätzen zu bedienen und eine inspirierende und interessante Arbeitsumgebung für verschiedene Berufsgruppen zu schaffen. Vor der Eröffnung eines Coworking Spaces solltest du jedoch einige grundlegende Schritte beachten, die für den Erfolg deines zukünftigen Coworking Spaces essentiell sind. Dazu zählt unter anderem die Beantwortung der folgenden Fragen:
- Welcher Standort ist der richtige für mein Coworking Space?
- Wer ist meine Zielgruppe und wie kann ich meinen Space auf ihre Bedürfnisse anpassen?
- Wie erzeuge ich eine Community innerhalb meines Space?
- Welche Mitgliedschaftsmodelle möchte ich zu welchem Preis anbieten?
- Wie verwalte ich meinen Space und optimiere den Betrieb?
- Welche Softwarelösung kann mich dabei unterstützen?
Um dich bei der Eröffnung deines Coworking Spaces bestmöglich zu unterstützen, findest du in unserem Coworking-Leitfaden alle wichtigen Informationen, auf die du bei der Gründung achten sollen. In diesem werden nicht nur die großen Fragen zur Gründung eines Coworking Spaces beantwortet, sondern auch auf Optimierungsmaßnahmen und mögliche Automatisierung eingegangen, um ein nachhaltiges Space zu eröffnen.
Die richtige Software für dein Coworking Space
Ein Coworking Space lebt davon, Räume, Arbeitsplätze und Equipment zu teilen, weshalb die Auswahl eines entsprechenden Buchungsmanagementsystems ausschlaggebend für einen reibungslosen Ablauf ist. Was muss eine Software für Coworking Spaces leisten können, damit du mit deinem Space eine reibungslose und attraktive Erfahrung für deine Coworker schaffen kannst? Auf welche Funktionen und Leistungen es bei der Auswahl der richtigen Software ankommt, erfährst du im Vergleich der beliebtesten Coworking Space Tools.
