In den meisten Branchen könnten hybride Arbeitsmodelle in Zukunft zur Normalität werden. 73 % der Arbeitnehmer wünschen sich ein hybrides Arbeiten. Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial der Flexibilität von Hybrid Work und bieten Teammitgliedern an, von zu Hause aus, in einem Coworking Space oder von unterwegs aus zu arbeiten.
Bei Hybrid Work können viele Aufgaben und Berufe Dank digitaler Vernetzung online am Laptop oder Smartphone erledigt werden, wodurch ein fester Arbeitsplatz im Büro nicht mehr zwingend notwendig ist.
Hybrides Arbeiten hat viele Vorteile. Es reduziert die Bürofläche, macht Arbeitsplätze flexibel, reduziert Kosten und sorgt für mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitenden.
Was ist Hybrid Work?
Hybrides Arbeiten umfasst die Kombination von Home Office, Remote Work und im Büro arbeiten. Die Teammitglieder können flexibel entscheiden wann und wo sie arbeiten.
Anders als bei Remote Work haben alle Teammitglieder die Möglichkeit jederzeit ins Büro zu gehen und von dort zu arbeiten.
Gibt es für Hybrid Work ein Erfolgsrezept?
Wir teilen mit Dir die 3 Zutaten, um Hybrid Work effizient und nachhaltig umzusetzen.
1. Vorbereitung
Grundsätzliche Fragen
Zuerst sollte geklärt werden, ob ein hybrides Arbeitsmodell in Deinem Unternehmen überhaupt umsetzbar ist. Gibt es Teammitglieder oder Abteilungen, die regelmäßig im Büro sein sollten? Welche Form des hybriden Arbeitens möchtest Du integrieren?
Technische Ausstattung
Überprüfe, ob alle Mitarbeitenden mit der entsprechenden Technik ausgestattet sind. Sind alle Arbeitsplätze gut vorbereitet? Welche Software Tools für Hybrid Work werden benötigt?
Infragestellung der Bürofläche
Bei der Einführung von Hybrid Work sollte auch die Gestaltung des Büros überdacht und neugestaltet werden. Nutze Deine Büroflächen smarter und biete Desksharing an.
Organisation der Arbeitsplätze
Kläre ab, mit welchem Tool Du Arbeitsplätze online buchbar machen kannst. Dadurch sparst Du Dir und Deinen Teammitgliedern viel Zeit und Organisation, da jeder einen Überblick hat, wer im Büro ist und welche Arbeitsplätze belegt sind.
Rechtliche Themen
Gerade im Thema Home Office gibt es Verpflichtungen, die sich aus der Arbeitsstättenverordnung ableiten. Der Begriff Home Office ist rechtlich nicht definiert. Am ehesten vergleichbar ist er mit der Telearbeit, die in § 2 Abs. 7 der Verordnung über Arbeitsstätten geregelt ist.
Laut dieser sind die Arbeitgebenden dazu verpflichtet einen Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich auszustatten. Gültigkeit erlangt der Telearbeitsplatz erst, wenn die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt worden sind.
Das mobile Arbeiten hingegen ist mit keinem rechtlich geregelten Arbeitsmodell vergleichbar. Im Unterschied zum Home Office beziehungsweise der Telearbeit erbringen die Teammitglieder ihre Leistung vollständig ortsunabhängig. Entscheiden sich diese dazu überwiegend von zu Hause aus zu arbeiten, wird daraus trotzdem nicht automatisch ein Telearbeitsplatz.
Als Arbeitgebende hast Du im Rahmen des hybriden Arbeitsmodells die Möglichkeit, zwischen der Kombination Büro und Telearbeit oder Büro und mobiler Arbeit zu wählen. Es empfiehlt sich, die zweite Option zu wählen.
Sicherheit der Daten
Bei Hybrid Work ist Datensicherheit unfassbar wichtig. Für die Datensicherheit ist es besten, wenn der Mitarbeitende ein gestelltes Gerät bekommt. Jedes Teammitglied sollte darauf achten, dass nur abgesicherte Hotspots verwendet werden und kein anderer mitlesen kann. Endgeräte sollen gesichert sein, auch wenn sie dem Besitz entwendet werden. Hier ist eine Verschlüsselung des Datenträgers wichtig, sodass auch bei einem Diebstahl keine Daten entwendet werden können.
2. Kommunikation
Vertrauen
Ohne Vertrauenskultur ist hybrides Arbeiten nicht umsetzbar. Du musst Vertrauen entgegenbringen, dass Arbeit und Leistung trotz der Freiheiten, die mit dem hybriden Modell verbunden sind, erbracht werden. Das gesamte Team sollte sich immer aufeinander verlassen können. Es steigert zusätzlich die innere Motivation und Identifikation durch Selbstbestimmung.
Gute Kommunikation
Damit Hybrid Work funktionieren kann, ist eine gute Kommunikation essenziell. Involviere Deine Mitarbeitenden so früh wie möglich. Egal ob im offenen Gespräch oder durch Umfragen, Deine Mitarbeitenden in die Planung einzubeziehen, kann nie früh genug erfolgen. Erstellt gemeinsam einen Team Codex, womit alle sich wohlfühlen.
3. Integration
Feedback Gespräche
Gebe Deinem Team regelmäßig Feedback und hole Dir selber Feedback ein. Die neuen Prozesse und Abläufe können dadurch konstant optimiert werden. So kannst Du Unzufriedenheit im Team vorbeugen und den Arbeitsalltag optimal gestalten.
Regelmäßige Meetings
Damit Dein Team nicht aneinander vorbei arbeitet und der Kontakt untereinander aufrechterhalten bleibt, können regelmäßige Meetings sehr unterstützend sein. Achte darauf, genau wie Meetings vor Ort, Teammeetings effizient zu gestalten, indem die Intention vorher klar ist und ein zeitlicher Rahmen vorgegeben wird.
Team Events
Veranstalte regelmäßig offline oder online Team Events, wo alle sich persönlich besser kennenlernen können und Spaß zusammen haben. Neben Team Events sind auch virtuelle Coffee Breaks eine tolle Möglichkeit, um das Teamgefühl zu stärken.
Digitale Strukturen
Dateien, Ordner und wichtige Informationen sollten für jedes Teammitglied leicht auffindbar sein. Integriere übersichtliche Ordnerstrukturen und welche Tools für was verwendet werden, damit jedes Teammitglied Klarheit darüber hat, wo er/sie was findet. Du kannst beispielsweise auch ein internes Wikipedia mit den wichtigsten Informationen erstellen.
Schlüsselloser Zugang ins Büro
Integriere einen schlüssellosen Zugang mit Hilfe von digitalen Schließsystemen ins Büro, um mehr Sicherheit, Flexibilität und Effizienz zu gewährleisten. Du kannst Zutrittsberechtigungen Deiner Teammitglieder online verwalten. Es gibt auch die Möglichkeit es durch Raumbuchungen auszulösen. Dadurch hast Du einen Überblick, wer Zugang zu welchen Türen hat und Schlüssel können so nicht mehr verloren gehen.
Umsetzung von hybridem Arbeiten
Das Thema hybrides Arbeiten kann scheint endlos und kann auf den ersten Blick erschlagend wirken. Dabei ist der Weg in Richtung Umsetzung keinesfalls steinig. Unser kostenloser Hybrid Work Guide legt den Grundstein für eine erfolgreichen Transformation zu Hybrid Work und dient dir dank der Step-by-Step Anleitung als Grundlage für weitere Entscheidungen.
